Σε πλήρη παραγωγική λειτουργία τίθεται από την ΑΑΔΕ η Β’ Φάση του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής. Ουσιαστικά κάθε μεταφορά εμπορεύματος μιας επιχείρησης συνοδεύεται και από ένα ηλεκτρονικό παραστατικό με μοναδικό QR code της ΑΑΔΕ και με αυτόν τον τρόπο καταργείται οριστικά η έντυπη διαδικασία που ίσχυε μέχρι πρότινος για τα δελτία αποστολής. Το μέτρο αυτό εφαρμόζεται είτε υποχρεωτικά είτε προαιρετικά σε κάθε επιχείρηση και αυτό εξαρτάται από τον τύπο της.
Τα χάρτινα τιμολόγια που «σκίζονταν» στο τέλος κάθε αποστολής, ανήκουν στο παρελθόν. Η αλλαγή αφορά όλες τις επιχειρήσεις που διακινούν αγαθά, από το μικρό παντοπωλείο μέχρι τις μεγάλες μεταφορικές εταιρείες. Στόχος είναι η καταπολέμηση του λαθρεμπορίου μέσω παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο και η απλοποίηση των φορολογικών ελέγχων.
Για ποιους είναι υποχρεωτικό το μέτρο
Μάλιστα παραστατικά διακίνησης αποθεμάτων υποχρεούνται να εκδώσουν ψηφιακά από την 1η Δεκεμβρίου οι επιχειρήσεις:
- των οποίων το ύψος των ακαθαρίστων εσόδων τους υπερβαίνει τις 200.000 ευρώ
- που δραστηριοποιούνται στους τομείς των ενεργειακών προϊόντων (καύσιμα), φαρμακευτικών προϊόντων και ιατρικών αναλωσίμων, οικοδομικών υλικών, καθώς και της παραγωγής, τυποποίησης και εμπορίας ελαιόκαρπου και ελαιόλαδου, ανεξαρτήτως ύψους ακαθαρίστων εσόδων.
Ωστόσο το μέτρο αυτό είναι προαιρετικό από την 1η Δεκεμβρίου για όλες τις υπόλοιπες επιχειρήσεις αλλά υποχρεωτικό από τον Απρίλιο του 2026.
Οι εξαιρέσεις
Διευκρινίζεται πως από την εφαρμογή του μέτρου εξαιρούνται οι συναλλαγές που αφορούν:
- τις διακινήσεις ορυκτών προϊόντων (άνθρακας, πετρέλαιο) που υπάγονται σε ειδικά καθεστώτα παρακολούθησης
- τις υπηρεσίες εκπαίδευσης και Τύπου όπου δεν υπάρχει φυσική διακίνηση εμπορεύματος
- τις ειδικές περιπτώσεις που καθορίζονται ρητά από τη νομοθεσία
Αξίζει να σημειωθεί πως οι αγρότες του ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ (άρθρο 41 Κώδικα ΦΠΑ) δεν εκδίδουν οι ίδιοι δελτίο αποστολής αλλά μπορεί να εκδοθεί αντίγραφο αυτού από τον παραλήπτη των αγροτικών προϊόντων (μεταξύ των οποίων συμπεριλαμβάνονται συνεταιρισμός, χονδρέμπορος), όπως αναφέρει η παράγραφος 11 της Α.1209/2024.
Ουσιαστικά οι μικροί αγρότες δεν χρειάζεται να έχουν ηλεκτρονική υποδομή.
Το «ψηφιακό διαβατήριο»
Κάθε παραστατικό διακίνησης λειτουργεί ως ψηφιακό διαβατήριο του φορτίου καθώς διαθέτει έναν μοναδικό κωδικό QR.
Mε αυτόν τον τρόπο η ΑΑΔΕ και οι ελεγκτικές αρχές μπορούν να παρακολουθούν σε πραγματικό χρόνο σε πιο σημείο βρίσκεται το εμπόρευμα—αν είναι σε διακίνηση (In Transit), εάν παραδόθηκε (Delivered), εάν ολοκληρώθηκε η συναλλαγή (Completed) ή εάν απορρίφθηκε (Rejected). Δίνεται η δυνατότητα ομαδοποίησης πολλών δελτίων σε ένα ενιαίο κωδικό για μαζική διαχείριση φορτίων, δηλαδή το ” Group QR Code” για τις μεταφορικές εταιρείες και τις εταιρείες logistics που διαχειρίζονται εκατοντάδες αποστολές.
Οι μικρές επιχειρήσεις
Μάλιστα καταργούνται τα χειρόγραφα δελτίων και αυτό σημαίνει πως αλλάζει ριζικά ο τρόπος λειτουργίας χιλιάδων μικρών επιχειρήσεων.
Πλέον η καταχώρηση κάθε διακίνησης θα πρέπει να γίνεται ηλεκτρονικά πριν την έναρξη της μεταφοράς. Είτε αυτό γίνεται από την αποθήκη στο κατάστημα, είτε σε πελάτη. Με την ενεργοποίηση του συστήματος δεν επιτρέπονται εκ των υστέρων καταχωρήσεις.
Επίσης δεν θα μπορεί πλέον ο επιχειρηματίας να προχωρά στην ακύρωση του δελτίου αποστολής μετά την ημερομηνία διακίνησης.
Σε περίπτωση που υπάρξει λάθος σε ένα εμπόρευμα ή γίνει επιστροφή αυτού, τότε αυτό θα διορθώνεται με νέα παραστατικά (επιστροφή, πιστωτικό τιμολόγιο) κάτι που θα διασφαλίζει την πλήρη ιχνηλασιμότητα.
Πόσοι διαρκεί η μεταβατική περίοδος
Η διαβίβαση των στοιχείων παρακολούθησης (tracking) των επιχειρήσεων παραμένει προαιρετική μέχρι τις 30 Απριλίου 2026. Αυτό δεν αφορά τις επιχειρήσεις για τις οποίες η μετάβαση αυτή είναι υποχρεωτική. Σε αυτές συμπεριλαμβάνονται:
- Οι επιχειρήσεις με έσοδα άνω των 200.000 ευρώ,
- Οι επιχειρήσεις καυσίμων, φαρμακευτικών προϊόντων, ιατρικών αναλωσίμων, οικοδομικών υλικών, καθώς και παραγωγής, τυποποίησης και εμπορίας ελαιόκαρπου και ελαιόλαδου.
Ωστόσο η λειτουργικότητα real-time tracking γίνεται από την 1η Μαΐου 2026 και μετά υποχρεωτική για όλους.
Αυτό πρακτικά σημαίνει πως οι επιχειρήσεις μπορούν μέχρι την παραπάνω ημερομηνία:
- να προχωρήσουν στην αναβάθμιση των λογιστικών προγραμμάτων και των ERP συστημάτων τους
- να εκπαιδεύσουν το προσωπικό στις νέες διαδικασίες
- να δοκιμάσουν τη ροή εργασίας χωρίς τον κίνδυνο κυρώσεων
Υπενθυμίζεται πως σύμφωνα με την απόφαση Α.1209/2024 (άρθρο 4) κατά τη μεταβατική περίοδο δεν επιβάλλονται πρόστιμα για τη μη διαβίβαση των tracking δεδομένων, αλλά η έκδοση του παραστατικού με QR code είναι ήδη υποχρεωτική.
Ο στόχος
Το νέο σύστημα έχει ως στόχο:
- να καταπολεμήσει το φαινόμενο του λαθρεμπορίου: Με την ψηφιακή καταγραφή κάθε διακίνησης δεν μπορούν να κυκλοφορούν μαύρα τα εμπορεύματα και να φοροδιαφεύγουν. Κάθε προϊόν αφήνει πλέον ψηφιακό αποτύπωμα από την παραγωγή μέχρι τον τελικό καταναλωτή.
- να μειώσει το διοικητικό κόστος: Παρόλο που αρχικά είναι αναγκαία η επένδυση σε υποδομή και εκπαίδευση, ωστόσο μακροπρόθεσμα απλοποιείται η γραφειοκρατία. Τα στοιχεία καταχωρούνται 1 φορά και είναι διαθέσιμα σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.
- οι έλεγχοι να γίνονται με πιο γρήγορη ταχύτητα: οι φορολογικοί έλεγχοι γίνονται πιο στοχευμένοι και λιγότερο επαχθείς για τις επιχειρήσεις. Και αυτό επειδή τα στοιχεία είναι ήδη ψηφιοποιημένα.