Αλλάζει ο τρόπος με τον οποίο το Δημόσιο διαχειρίζεται τις σχέσεις του με πολίτες και επιχειρήσεις, καθώς βρίσκεται ήδη σε παραγωγική λειτουργία το Συστήματος Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πολίτες της Ενιαίας Ψηφιακής υποδομής εξυπηρέτησης πολιτών και επιχειρήσεων (Customer Relationship Management – CRM), ύστερα από σχετική ΚΥΑ που δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ. Ο σκοπός του Συστήματος Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πολίτες είναι:
- η δημιουργία ενιαίας και επικαιροποιημένης εικόνας της σχέσης των πολιτών και των επιχειρήσεων με τους φορείς του δημοσίου τομέα,
- η αποτελεσματική και με ενιαίο τρόπο διαχείριση και διεκπεραίωση των υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων, διασφαλίζοντας την πολυκαναλική εξυπηρέτησή τους,
- η πρόσβαση των πολιτών και των επιχειρήσεων σε πληροφορίες που σχετίζονται με τις υποθέσεις τους, ανεξαρτήτως του καναλιού επικοινωνίας που χρησιμοποιείται,
- η βελτίωση της ποιότητας και της ταχύτητας διεκπεραίωσης υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων.
Αυτό που αλλάζει ουσιαστικά είναι πως, σε μια ενιαία «καρτέλα» πολίτη ή επιχείρησης είναι συγκεντρωμένες οι πληροφορίες που βρίσκονταν μέχρι πρότινος κατανεμημένες σε διαφορετικά μητρώα και πληροφοριακά συστήματα Σε αυτή αποτυπώνονται τα στοιχεία που αφορούν:
- την ταυτοποίηση και την επικοινωνία,
- θέματα διοίκησης και δημογραφικού,
- επαγγελματικά δεδομένα,
- υποθέσεις του πολίτη με το Δημόσιο.
Η άντληση των στοιχείων θα γίνεται μέσω διαλειτουργικότητας και η επικαιροποίηση με βάση τις μεταβολές στα αντίστοιχα κρατικά μητρώα.
Με άλλα λόγια αυτό πρακτικά σημαίνει πως:
- Ηλεκτρονικά δημιουργείται μια υπόθεση, συνοδεύεται από την επισύναψη των απαραίτητων δικαιολογητικών, η αποστολή γίνεται στον αρμόδιο φορέα και η ενημέρωση για την πορεία της γίνεται με αυτόματο τρόπο.
- Διατηρείται ιστορικό των υποθέσεων, προκειμένου να υπάρχει συνολική εικόνα της συναλλαγής του πολίτη ή της επιχείρησης με τις δημόσιες υπηρεσίες.
Η απόφαση
Στην ΚΥΑ αναφέρονται μεταξύ άλλων τα εξής:
Δομή του Συστήματος Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πολίτες
1. Στο Σ.Δ.Σ.Π. εντάσσεται το ενιαίο αποθετήριο δεδομένων, το οποίο περιλαμβάνει το σύνολο των πληροφοριών που συμβάλλουν στην πλήρη καταγραφή των δεδομένων που αφορούν σε πολίτες και επιχειρήσεις, καθώς και την απεικόνιση της τρέχουσας σχέσης τους με τους φορείς του δημοσίου τομέα, δηλαδή την πορεία και το ιστορικό των υποθέσεών τους.
2. Οι πληροφορίες που τηρούνται στο ενιαίο αποθετήριο δεδομένων αποτυπώνονται στην καρτέλα πολίτη/ επιχείρησης του άρθρου 5.
3. Το Σ.Δ.Σ.Π. επιτρέπει στους υπαλλήλους των φορέων του δημοσίου τομέα που εξουσιοδοτούνται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 7 (εφεξής: «εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι), να προβαίνουν σε ενέργειες που αφορούν:
α) στην ταυτοποίηση πολιτών και επιχειρήσεων, όπως αυτή περιγράφεται στο άρθρο 8,
β) στην πρόσβαση στην καρτέλα πολίτη/επιχείρησης,
γ) στη δημιουργία, τη διαχείριση και την παρακολούθηση της πορείας υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων, όπως αυτές περιγράφονται στο άρθρο 9,
δ) στην πρόσβαση στη γνωσιακή βάση υποστήριξης λειτουργίας του Σ.Δ.Σ.Π., όπως αυτή περιγράφεται στο άρθρο 11,
ε) στην αποστολή ερωτηματολογίων ικανοποίησης πολιτών και επιχειρήσεων,
στ) στην καταγραφή ενεργειών και την τήρηση ιστορικού υποθέσεων.
4. Το Σ.Δ.Σ.Π., προς τον σκοπό της πολυκαναλικής εξυπηρέτησης πολιτών και επιχειρήσεων, διασυνδέεται με το Ενιαίο Κέντρο Εξυπηρέτησης της περ. δ της παρ. 4 του άρθρου 98Α του ν. 4727/2020, καθώς και με το υφιστάμενο σύστημα (e-KEP) των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών (Κ.Ε.Π.) του άρθρου 31 του ν. 3013/2002 (Α’ 102).
Καρτέλα πολίτη/επιχείρησης
1. Η καρτέλα πολίτη/επιχείρησης αποτελεί την ενιαία βάση δεδομένων η οποία περιλαμβάνει τα προσωπικά στοιχεία του πολίτη και τα στοιχεία της επιχείρησης αντιστοίχως. Ειδικότερα, η καρτέλα πολίτη/επιχείρησης, συγκεντρώνει και οργανώνει τα δεδομένα που τηρούνται στο CRM και απεικονίζονται στο Σ.Δ.Σ.Π. και τα οποία αφορούν:
α) σε στοιχεία ταυτοποίησης, επικοινωνίας, διοικητικά, δημογραφικά και επαγγελματικά των πολιτών,
β) σε στοιχεία ταυτοποίησης, επικοινωνίας και διεύθυνσης των επιχειρήσεων και
γ) σε στοιχεία που σχετίζονται με τις υποθέσεις πολιτών και επιχειρήσεων.
Μέσω των στοιχείων των περ. α), β) και γ), αποτυπώνεται η τρέχουσα σχέση των πολιτών και των επιχειρήσεων με τους φορείς του δημοσίου τομέα.
2. Τα δεδομένα που αποτυπώνονται στην καρτέλα πολίτη/επιχείρησης, όπως αυτά περιγράφονται στο άρθρο 6, αντλούνται μέσω διαλειτουργικότητας από τα πρωτογενή μητρώα και πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου, καθώς και από τα υποσυστήματα που απαρτίζουν το CRM. Κατόπιν, αποθηκεύονται και διατηρούνται επικαιροποιημένα, μέσω διαλειτουργικότητας με τα μητρώα και τα συστήματα του πρώτου εδαφίου, ώστε να διασφαλίζεται η ακρίβεια και η ορθή αποτύπωση των πληροφοριών που περιλαμβάνονται στο Σ.Δ.Σ.Π..
3. Η επικοινωνία μεταξύ της καρτέλας πολίτη/επιχείρησης και των πρωτογενών μητρώων και πληροφοριακών συστημάτων των περ. α), β) και γ) της παρ. 1 του άρθρου 6 και της παρ. 2 του άρθρου 6, για τη διαβίβαση των δεδομένων των περ. α), β) και γ) της παρ. 1 και της παρ. 2 του άρθρου 6, προς τον σκοπό της αρχικοποίησης της καρτέλας πολίτη/επιχείρησης, πραγματοποιείται μέσω ασφαλούς ψηφιακού μηχανισμού συγχρονισμού της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.. Μέσω του ίδιου ψηφιακού μηχανισμού, ελέγχονται σε περιοδική βάση τα πρωτογενή μητρώα και πληροφοριακά συστήματα του πρώτου εδαφίου, για τυχόν μεταβολές στα δεδομένα του πρώτου εδαφίου ή νέες εγγραφές στα μητρώα και πληροφοριακά συστήματα του πρώτου εδαφίου, με σκοπό την ακρίβεια και την ορθή αποτύπωση των πληροφοριών που περιλαμβάνονται στο Σ.Δ.Σ.Π.. Η άντληση στοιχείων κατά την αρχικοποίηση και την επικαιροποίηση των στοιχείων γίνεται κατόπιν ταυτοποίησης από το Μητρώο του Προσωπικού Αριθμού.
Κατηγορίες δεδομένων πολιτών και επιχειρήσεων
1. Στην καρτέλα πολίτη/επιχείρησης δύνανται να τηρούνται και να υποβάλλονται σε επεξεργασία, οι ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:
α) Στοιχεία ταυτοποίησης πολιτών, τα οποία αντλούνται μέσω διαλειτουργικότητας:
αα) από το Μητρώο Προσωπικού Αριθμού της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. και περιλαμβάνουν:
i) Ονοματεπώνυμο,
ii) ονοματεπώνυμο πατέρα και ονοματεπώνυμο μητέρας,
iii) ημερομηνία γέννησης,
iv) αριθμό φορολογικού μητρώου (Α.Φ.Μ.),
v) αριθμό μητρώου κοινωνικής ασφάλισης (Α.Μ.Κ.Α.),
vi) αριθμό δελτίου ταυτότητας (Α.Δ.Τ.) και
vii) μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό εγγραφής,
αβ) από το Μητρώο Πολιτών Τρίτων Χωρών και το Μητρώο Ασύλου του Υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου και περιλαμβάνουν:
i) Αριθμό ταυτοποιητικού εγγράφου,
ii) είδος ταυτοποιητικού εγγράφου,
iii) εκδότη ταυτοποιητικού εγγράφου,
iv) ημερομηνία λήξης ταυτοποιητικού εγγράφου,
v) αριθμό διαβατηρίου και
vi) ημερομηνία λήξης διαβατηρίου.
β) Στοιχεία επικοινωνίας πολιτών, τα οποία αντλούνται από το Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και περιλαμβάνουν:
βα) Αριθμό σταθερού και κινητού τηλεφώνου,
ββ) διεύθυνση κατοικίας και διεύθυνση επικοινωνίας (Οδός, Αριθμός, Πόλη, Τ.Κ.) και
βγ) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
γ) Λοιπά διοικητικά ή δημογραφικά ή επαγγελματικά στοιχεία πολιτών, τα οποία αντλούνται μέσω διαλειτουργικότητας:
γα) Από το Μητρώο Πολιτών του Υπουργείου Εσωτερικών και περιλαμβάνουν:
i) φύλο,
ii) οικογενειακή κατάσταση,
iii) ημερομηνία θανάτου και
iv) κωδικό πολίτη,
γβ) από το πληροφοριακό σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ» του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης και περιλαμβάνουν:
i) Επαγγελματική ιδιότητα εργαζομένου στον ιδιωτικό τομέα και
ii) ειδικότητα εργαζομένου στον ιδιωτικό τομέα,
γγ) από το Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (Σ.Δ.Α.Δ.) του Υπουργείου Εσωτερικών και περιλαμβάνουν:
i) Οργανικός φορέας,
ii) φορέας απασχόλησης,
iii) εργασιακή σχέση,
iv) κατηγορία προσωπικού,
v) κατηγορία εκπαίδευσης,
vi) κλάδος,
vii) ειδικότητα,
viii) ταχυδρομική διεύθυνση εργασίας,
γδ) από το Μητρώο της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.) και περιλαμβάνουν:
i) Κύρια δραστηριότητα επιτηδευματία φυσικού προσώπου και
ii) κύρια δραστηριότητα μη φυσικού προσώπου.
δ) Στοιχεία σχετικά με τις υποθέσεις πολιτών και επιχειρήσεων, τα οποία είτε αντλούνται μέσω διαλειτουργικότητας από τα πληροφοριακά συστήματα των αρμόδιων φορέων του δημοσίου τομέα στους οποίους έχουν υποβληθεί οι υποθέσεις, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 7 του άρθρου 9, είτε καταχωρίζονται από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις παρ. 2, 3 και 5 του άρθρου 9, είτε αποθηκεύονται στο αποθετήριο από άλλα υποσυστήματα του CRM, είτε αντλούνται από την ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή με την ονομασία «politis.gov.gr».
ε) Στοιχεία σχετικά με τις υποθέσεις πολιτών και επιχειρήσεων, τα οποία αντλούνται μέσω διαλειτουργικότητας από τρίτα πληροφοριακά συστήματα και ιδίως την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης.
2. Στην καρτέλα πολίτη/επιχείρησης δύνανται να τηρούνται και να υποβάλλονται σε επεξεργασία στοιχεία ταυτοποίησης, επικοινωνίας και διεύθυνσης των επιχειρήσεων, τα οποία αντλούνται από το Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.Μ.Η.) και το Φορολογικό Μητρώο της Α.Α.Δ.Ε. και περιλαμβάνουν:
α) Επωνυμία,
β) διακριτικό τίτλο,
γ) αριθμό Γ.Ε.Μ.Η.,
δ) ΑΦΜ,
ε) νομική μορφή,
στ) ημερομηνία σύστασης και
ζ) σε περίπτωση θυγατρικών επιχειρήσεων, μητρική επιχείρηση.
Σε περίπτωση που τα στοιχεία των υποπερ. α, β, δ, ε και στ δεν είναι καταχωρισμένα στο Γ.Ε.Μ.Η., αντλούνται από το Φορολογικό Μητρώο της Α.Α.Δ.Ε., εφόσον είναι διαθέσιμα.
3. Τα δεδομένα της περ. α) της παρ. 1, πέραν της άντλησης μέσω διαλειτουργικότητας από τα πρωτογενή μητρώα και τα πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου, δύνανται να καταχωρίζονται στην καρτέλα πολίτη/ επιχείρησης, από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους, σύμφωνα με τη διαδικασία της παρ. 3 του άρθρου 8.
Εξουσιοδοτημένη πρόσβαση των υπαλλήλων των φορέων του δημόσιου τομέα στο Σύστημα Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πολίτες
1. Χρήστες του Σ.Δ.Σ.Π. δύναται να είναι οι υπάλληλοι των Κ.Ε.Π. ή άλλων φορέων του δημόσιου τομέα, οι οποίοι εξουσιοδοτούνται μέσω απόδοσης κατάλληλων δικαιωμάτων πρόσβασης ανάλογα με τον ρόλο και τις αρμοδιότητές τους, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 2. Οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι, ενεργούν στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του δημοσίου φορέα στον οποίο ανήκουν και αποκτούν πρόσβαση αποκλειστικά στις λειτουργίες και τα δεδομένα που είναι αναγκαία για την άσκηση των καθηκόντων τους.
2. Οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι αποκτούν πρόσβαση στο Σ.Δ.Σ.Π. με χρήση των «Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης», σύμφωνα με όσα ορίζονται στην υπ’ αρ. 29810/2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β’ 4798) και κατόπιν εξουσιοδότησης από τον φορέα τους, η οποία διενεργείται:
α) είτε μέσω ειδικής διαδικτυακής υπηρεσίας του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ., για τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους των Κ.Ε.Π.,
β) είτε μέσω της «Υπηρεσίας εξουσιοδότησης χρηστών οριζόντιων πληροφοριακών συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης» σύμφωνα με τα οριζόμενα στην υπ’ αρ. 19821/2023 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β’ 2690), για τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους άλλων φορέων του δημοσίου τομέα.
3. Κατά την πρόσβαση των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων στο Σ.Δ.Σ.Π. επαληθεύεται η ταυτότητα του υπαλλήλου, η ιδιότητά του ως δημοσίου υπαλλήλου και γίνεται έλεγχος των δικαιωμάτων πρόσβασης, ανάλογα με τον ρόλο που τους έχει εκχωρηθεί από τον φορέα στον οποίο ανήκουν. Με την επιτυχή ολοκλήρωση των ελέγχων του πρώτου εδαφίου, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι εισέρχονται στο περιβάλλον εργασίας και διαχείρισης υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων του Σ.Δ.Σ.Π. και αποκτούν πρόσβαση στις κύριες λειτουργίες του.
4. Ειδικότερα σε ό,τι αφορά στην είσοδο των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων των Κ.Ε.Π. στο περιβάλλον εργασίας και διαχείρισης υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων του Σ.Δ.Σ.Π., αντλούνται, μέσω διαλειτουργικότητας από το υφιστάμενο σύστημα των Κ.Ε.Π. (e-KEP) του άρθρου 31 του ν. 3013/2002, τα Κ.Ε.Π. στα οποία ανήκουν. Έπειτα, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι των Κ.Ε.Π., εφόσον εργάζονται σε περισσότερα του ενός Κ.Ε.Π., επιλέγουν, μέσω της καρτέλας χρήστη, το Κ.Ε.Π. για λογαριασμό του οποίου ενεργούν, τη δεδομένη χρονική στιγμή.
5. Οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι, στο πλαίσιο διαχείρισης της υπόθεσης πολίτη ή επιχείρησης που τους ανατίθεται, αποκτούν πρόσβαση μόνο στα ταυτοποιητικά στοιχεία, τα στοιχεία επικοινωνίας και το ιστορικό των υποθέσεων των πολιτών και επιχειρήσεων, που προσέρχονται στα Κ.Ε.Π. για την παροχή διοικητικών πληροφοριών και τη διεκπεραίωση υποθέσεων, σύμφωνα με το άρθρο 31 του ν. 3013/2002.
Ταυτοποίηση πολιτών
1. Στο Σ.Δ.Σ.Π., οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι, δύνανται να προβαίνουν στην ταυτοποίηση πολιτών, στο πλαίσιο της εξυπηρέτησής τους για υποθέσεις που αφορούν στους ίδιους ή την επιχείρηση που εκπροσωπούν. Η ταυτοποίηση πολιτών, πραγματοποιείται αυτόματα, μέσω διαλειτουργικοτήτων με τα πρωτογενή μητρώα και πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου.
2. Κατά τη διαδικασία ταυτοποίησης πολιτών, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι δύνανται να εκτελούν τις ακόλουθες ενέργειες στο Σ.Δ.Σ.Π.:
α) Μεταβαίνουν στην αρχική σελίδα ταυτοποίησης πολίτη, όπου:
αα) Επιλέγουν τον τύπο ταυτοποιητικού εγγράφου που διαθέτει ο πολίτης,
αβ) καταχωρίζουν στο κατάλληλο πεδίο τον αριθμό ταυτοποιητικού εγγράφου που διαθέτει ο πολίτης και
αγ) επιλέγουν τη μετάβαση είτε στην καρτέλα πολίτη/επιχείρησης, είτε στη δημιουργία νέας υπόθεσης.
β) Επιλέγουν τη δυνατότητα αναζήτησης πολίτη, μέσω της οποίας:
βα) Αναζητούν τα στοιχεία του πολίτη, μέσω διαλειτουργικότητας,
ββ) επαληθεύουν την ταυτότητα του πολίτη και
βγ) ανακατευθύνονται στην αρχική σελίδα ταυτοποίησης πολίτη της περ. α).
γ) Κατά την εξυπηρέτηση πολιτών για υποθέσεις που αφορούν στην επιχείρηση που εκπροσωπούν, αντλούν, εφόσον είναι διαθέσιμα, τα στοιχεία ταυτοποίησης, επικοινωνίας και διεύθυνσης των επιχειρήσεων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις παρ. 2 και 3 του άρθρου 6.
3. Σε περίπτωση που η επαλήθευση της ταυτότητας της παρ. 2 δεν είναι εφικτή, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι, εφόσον προηγουμένως έχουν προβεί στη φυσική ταυτοποίηση του πολίτη, δύνανται να εκτελούν τις ακόλουθες ενέργειες στο Σ.Δ.Σ.Π.:
α) Επιλέγουν τη δυνατότητα αναζήτησης πολίτη και
β) καταχωρίζουν στην καρτέλα πολίτη/επιχείρησης τα δεδομένα της περ. α) της παρ. 1 του άρθρου 6.
Σε περίπτωση που, σε μεταγενέστερο χρόνο, η επαλήθευση της ταυτότητας της παρ. 2 καταστεί εφικτή, τα δεδομένα της περ. α) της παρ. 1 του άρθρου 6 αντλούνται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 6, μέσω διαλειτουργικότητας από τα πρωτογενή μητρώα και πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου και ενημερώνουν την καρτέλα πολίτη/επιχείρησης, στην οποία τηρείται μοναδική εγγραφή ανά πολίτη/επιχείρηση, με συγχρονισμό των σχετικών εγγραφών και των υποθέσεών του ο οποίος εκτελείται αυτόματα μέσω του συστήματος CRM.
Δημιουργία, διαχείριση και παρακολούθηση της πορείας υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων
1. Στο Σ.Δ.Σ.Π., οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι, δύνανται να προβαίνουν στη δημιουργία νέας υπόθεσης πολιτών και επιχειρήσεων, στο πλαίσιο της εξυπηρέτησής τους. Προς τον σκοπό αυτό, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι επιλέγουν τη δημιουργία νέας υπόθεσης, μέσω μίας εκ των ακόλουθων λειτουργιών που παρέχει το Σ.Δ.Σ.Π.:
α) Της καρτέλας ταυτοποίησης πολίτη της περ. α) της παρ. 2 του άρθρου 8,
β) της καρτέλας πολίτη/επιχείρησης και
γ) της καρτέλας κατηγοριών υποθέσεων.
2. Κατά τη διαδικασία δημιουργίας νέας υπόθεσης, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι επιλέγουν την κατηγορία υπόθεσης και καταχωρίζουν τα υποχρεωτικά πεδία που αφορούν στην υπόθεση.
3. Το Σ.Δ.Σ.Π., εμφανίζει τις πληροφορίες, καθώς και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά ή τις υπεύθυνες δηλώσεις σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην παρ. 6 του άρθρου 3 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και τα παράβολα που σχετίζονται με την υπόθεση, όπως αυτά αντλούνται, μέσω διαλειτουργικότητας, από το Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών (Ε.Μ.Δ.Δ. «Μίτος») και προσυμπληρωμένα και χωρίς δυνατότητα επεξεργασίας τα στοιχεία ταυτοποίησης του πολίτη ή τα στοιχεία της επιχείρησης, καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας του πολίτη ή της επιχείρησης. Στο σημείο αυτό, εφόσον απαιτείται, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι δύνανται να καταχωρίσουν στο Σ.Δ.Σ.Π. στοιχεία επικοινωνίας του πολίτη ή της επιχείρησης, που αφορούν ειδικά στη συγκεκριμένη υπόθεση.
4. Μετά τη δημιουργία της νέας υπόθεσης, το Σ.Δ.Σ.Π. ενεργοποιεί διάγραμμα ροής, το οποίο αποτυπώνει τα συνολικά βήματα εκτέλεσης της διαδικασίας της υπόθεσης. Μέσω του διαγράμματος ροής, ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος καθοδηγείται για τον τρόπο διεκπεραίωσης της υπόθεσης και την τελική υποβολή της στον εκάστοτε αρμόδιο φορέα.
5. Οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι μεταφορτώνουν στο Σ.Δ.Σ.Π. τα δικαιολογητικά/υπεύθυνες δηλώσεις του πρώτου εδαφίου της παρ. 3, καθώς και τυχόν επιπρόσθετα δικαιολογητικά, εφόσον κρίνεται απαραίτητο για τη διεκπεραίωση της υπόθεσης. Με την επιτυχή μεταφόρτωση, τα δικαιολογητικά συνδέονται με την υπόθεση και αποθηκεύονται στο Σ.Δ.Σ.Π., ώστε να διασφαλίζεται η ακεραιότητα και η διαθεσιμότητά τους.
6. Η εκάστοτε νέα υπόθεση που δημιουργείται από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους, αποθηκεύεται στο Σ.Δ.Σ.Π. και αποτυπώνεται στην καρτέλα πολίτη/επιχείρησης, προκειμένου να διατηρείται το πλήρες ιστορικό των υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων.
7. Οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι, εφόσον εκτελέσουν τις ενέργειες των παρ. 1, 2, 3 και 5, δύνανται να προβούν σε προεπισκόπηση της υπόθεσης και την υποβολή της στον αρμόδιο φορέα του δημοσίου τομέα για επεξεργασία και διεκπεραίωση. Μετά την υποβολή, η υπόθεση δεν επιδέχεται τροποποίησης, ενώ το Σ.Δ.Σ.Π. παρέχει στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους τη δυνατότητα έκδοσης αποδεικτικού υποβολής και προεπισκόπησης της υποβληθείσας υπόθεσης.
8. Η κατάσταση της υπόθεσης, ενημερώνεται αυτόματα, μέσω διαλειτουργικότητας, από τους αρμόδιους φορείς του δημοσίου τομέα στους οποίους υποβλήθηκε η υπόθεση, παρέχοντας στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους τη δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας της υπόθεσης.
Οργάνωση υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων μέσω πινάκων εργαλείων
1. Με την είσοδό τους στο περιβάλλον εργασίας και διαχείρισης υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων του Σ.Δ.Σ.Π., οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι κατά λόγο αρμοδιότητας αποκτούν πρόσβαση σε πίνακες εργαλείων, οι οποίοι αποτυπώνουν τις υποθέσεις πολιτών και επιχειρήσεων, οργανωμένες στις εξής καρτέλες:
α) ενεργές υποθέσεις εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου,
β) μη ανατεθειμένες υποθέσεις του/των φορέων στον/στους οποίους ανήκει ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος,
γ) επιλυμένες υποθέσεις εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων,
δ) γενικό σύνολο όλων των υποθέσεων του/των φορέων στον/στους οποίους ανήκει ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος.
2. Μέσω των καρτελών της παρ. 1, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι δύνανται να επιλέξουν μία υπόθεση για προβολή ή περαιτέρω επεξεργασία, καθώς και να πραγματοποιήσουν ενέργειες διαχείρισης της υπόθεσης, βάσει των δικαιωμάτων πρόσβασης που τους έχουν αποδοθεί, κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 7.